В своей деятельности современные гостиницы активно используют информационные технологии. Основной задачей автоматизации является создание единой информационной системы, охватывающей элементы всей организационной структуры. Система автоматизации деятельности гостиниц позволяет создать единое информационное пространство для всех подразделений гостиничного комплекса, объединить все подразделения ГК в единое целое для организации и контроля над работой пользователей и создать комплекс, предоставляющий оперативную отчетность на любом уровне в любой момент времени. Важной задачей, также решаемой системой автоматизации гостиницы является обеспечение высокого уровня сервиса. Внедрение централизованной системы автоматизации гостиниц позволит -создать успешную технологию ведения бизнеса (накапливать полную, актуальную, достоверную информацию о текущем состоянии); -достичь высокого эффективного управления на оперативном уровне (быстро реагировать на изменение ситуации  в гостинице и отрасли); -достичь высокого эффективного управления на тактическом уровне (повышение качества обслуживания гостей и работы персонала); -достичь высокого эффективного управления на стратегическом уровне (совершенствования маркетинговой политики, прогнозируемого спроса); -полностью автоматизировать процесс работы с клиентом; -использовать номерной фонд более эффективно; -получить контроль над бизнес-процессами предприятия; -повысить финансовые показатели. Гостиничное предприятие так же могут использовать линейно–функциональную структуру управления. В таком случае автоматизация управления гостиниц охватывает элементы организационной структуры, среди которых: I. Служба управления номерным фондом (отдел обслуживания или служба размещения).Служба управления номерным фондом занимается решением следующих вопросов: •    бронированием номеров; •    приемом туристов, пребывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам; •    отправка туристов домой или к следующему пункту маршрута путешествия после окончания тура; •    обеспечение обслуживания в номерах; •    поддержание необходимого санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровня комфорта в жилых помещениях; •    оказание бытовых услуг гостям. II. Служба общественного питания. Обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе и барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д. Состав службы: •    Кухня; •    Ресторан; •    Бары и кафе; •    Секция уборки внутренних помещений и мойки посуды; •    Отдел обслуживания массовых мероприятий; •    Обслуживание номеров. III. Инженерные (технические) службы. Создают условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи. Состав службы: •    Главный инженер; •    Служба текущего ремонта; •    Служба благоустройства; •    Служба связи. IV.Служба маркетинга и продаж. Взаимодействует с турагенствами, занимается организацией и оформлением корпоративных продаж, рекламной деятельностью. Ее функции в целом можно охарактеризовать как коммуникативные, а соответствующие информационные технологии обеспечивают их эффективную реализацию. V.Финансовая служба. Занимает одно из ведущих мест в структуре гостиничного предприятия и тесно взаимодействует с другим подразделениями, что выделяет ее на фоне других служб. Автоматизируется, прежде всего, бухгалтерия и планово экономическая деятельность. VI.Служба безопасности. В широком смысле СБ отвечает за защиту гостиницы, всех гостей и окружающих, их личной собственности. В своей работе используют системы видеонаблюдения, контроля доступа, информационные технологии. Все это функционирует в рамках специализированной компьютерной системы. Руководство гостиницы разрабатывает программу, базирующуюся на 3-х взаимосвязанных факторах: •    Физическая безопасность; •    Работа персонала и процедуры, обеспечивающие безопасность; •    Технические системы. Меры должны приниматься оперативно и эффективно с экономической точки зрения. Главное внимание должно уделяться так называемым проблемам предупредительной безопасности, а не расследованию уже совершенных преступлений и наказанию. VII. Отдел кадров.  Использует программные продукты для хранения информации о сотрудниках в электронных картотеках, автоматизации обработки результатов анкетирования при подборе персонала. Рассмотрим наиболее распространенные программные средства автоматизации управления гостиницей. Компания HRS, официальный дистрибьютор Micros-Fidelio, представляет следующий пакет интегрированных систем.
В Fidelio V8
	Все данные по клиенту объединяются в профайлы, хранящиеся в единой центральной базе данных, причем в каждом клиентском профайле можно заводить неограниченное число контактных данных гостя, отдельно вносить такую маркетинговую информацию, как степень важности клиента, вид его деятельности, долю компании на рынке, информацию по кредитным картам гостя. Большим преимуществом является то, что система позволяет не удалять профайлы, а делать их неактивными в случае необходимости, при этом они могут быть восстановлены в любой момент.
	Одной из основных статей доходов гостиницы является деятельность отдела организации конференций и банкетов. Модуль CCM позволяет быстро проверить доступность и текущую активность по существующим броням, с легкостью вводить планируемые мероприятия и эффективно ими управлять. Также одним из преимуществ данного модуля является возможность одновременной брони, как конкретного мероприятия, так и номеров в гостинице. Работа любой гостиницы начинается со службы приема и размещения, которая является центральным и важнейшим звеном системы Fidelio. Создание и обновление броней, разделение детей по возрастным категориям, предоставление информации о наличии номеров, их типе, калькуляция по требованию, лист ожидания, расширенные возможности тарифной политики – все эти функции значительно ускоряют работу всего отдела.
	Система позволяет в считанные минуты заселить и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, что особенно важно для гостей, ценящих свое время. Регистрация может производиться как по брони, так и без нее, возможен специальный «быстрый» вариант оформления выписки для групп. В Fidelio V8 доступен весь необходимый набор кассирских функций, включая специальные гостевые функции, такие как депозитирование, управление валютами, платежами и выставлением счетов. Хранение счетов выписанных гостей для последующего восстановления данных при необходимости, выбор группы для формирования единого счета, ежедневное обновление курса валют, возможность одновременного открытия и изменения счетов со сложной структурой в одно и то же время из различных окон, ведение журнала кассирских операций и многие другие особенности значительно упростят не только стандартные кассирские операции, но и позволяют сделать этот модуль интегрированной системой с возможностью полного контроля за движением денежных средств в гостинице. C помощью Crystal Reports Fidelio позволяет создавать большое число разнообразных отчетов (как стандартных, так и нестандартных), которые могут быть предварительно просмотрены или распечатаны. Все отчеты могут передаваться в формате Word, Excel, факсимильных и электронных сообщений.
OPERA Enterprise Solution В отличие от традиционных систем для гостиниц, OPERA Enterprise Solution представляет собой самое полнофункциональное на сегодняшний день решение управления, предназначенное как для независимых гостиниц, так и для гостиничных сетей; как для небольших гостиниц с ограниченным набором услуг, так и для шикарных 5-звездочных гостиниц.
	Система состоит из модулей, которые с легкостью могут быть настроены и добавлены в зависимости от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя: n  систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System); n  систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering); n  систему управления качеством обслуживания (Quality Management System); n  систему оптимизации прибыли (Revenue Management); n  систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler); n  систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System); n  модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service); n  централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System).
	С помощью мобильного решения OPERA-Palm, работающего на карманных компьютерах, объединенных в беспроводную сеть, пользователи имеют доступ ко всей информации в базе данных в режиме реального времени. OPERAPalm позволяет персоналу осуществлять основные операции, находясь практически в любой точке отеля и не будучи привязанными к одному рабочему месту: удаленно поселять и выписывать гостей; управлять задачами; проверять статус номера; управлять взаимоотношениями с клиентами; составлять график мероприятий. Система может работать как в режиме клиент-серверного приложения, так и в режиме тонкого клиента через браузер. Серверная часть Opera может работать на базе Microsoft Windows NT/2000, AIX и Sun Solaris.
Существует возможность осуществлять бронирование номеров клиентами непосредственно с веб-сайта. Система OPERA поддерживает более 350 интерфейсов, включая интерфейс с системой управления ресторанами, телефонными системами и системами тарификации телефонных звонков и Интернет-услуг, системой автоматических минибаров, системой управления счетами клиентов, системами платного телевидения, системами электронных замков, системой авторизации кредитных карт, бухгалтерскими системами.